Por Sandra Maura, CEO da TOPMIND
O conceito de ambiente corporativo vem se transformando radicalmente. Se antes a ideia das empresas era ter apenas locais físicos e fixos para que colaboradores pudessem trabalhar, hoje a dinâmica está muito mais flexível. Casas e até aviões já podem ser considerados locais de trabalho, pelos menos durante o expediente, uma vez que as pessoas podem estar conectadas sem importar a partir de onde. Esta evolução está possibilitando revolucionar a maneira como as equipes colaboram, independentemente da localização geográfica. E está levando as empresas a questionarem como usar da melhor forma as áreas físicas que possuem e se elas efetivamente devem ser mantidas em sua totalidade.
Esse cenário já impacta diretamente o mercado imobiliário. Com estimativas de queda em 35% nos valores de escritórios até o final de 2025, além de taxas de vacância global recordes, o setor sente mudanças relevantes em seus resultados. Para as empresas que ainda não avaliaram as opções que estão a sua disposição em relação aos ambientes físicos que dispõem, devem fazê-lo o quanto antes. Se espaço também é dinheiro, chegou a hora de compreender se é necessário mantê-lo e como usá-lo da maneira mais eficiente. Já há tecnologias disponíveis para apoiá-las nessa jornada.
Não é mais possível dizer que o home office irá reinar absoluto nas companhias, como o mercado chegou a pensar nos últimos anos. O estímulo do retorno presencial se destaca como uma tendência e diversas empresas já aderiram a ela, mesmo que em apenas alguns dias. A ascensão do modelo híbrido é reflexo do desejo de companhias e trabalhadores por flexibilidade, favorecendo locais que se adaptam às demandas variáveis do trabalho moderno. A promoção de uma jornada mais híbrida é muito mais do que desejável; é também uma resposta estratégica às necessidades por operações mais sustentáveis, tanto do ponto de vista financeiro, quanto ambiental, com menores pegadas de carbono no transporte de pessoas diariamente. A sinergia entre todos esses pontos unida à busca por eficiência e produtividade torna-se essencial na evolução dos negócios.
Ferramentas de gestão podem ajudar as empresas a dosarem o tamanho de seus espaços e organizar o uso dos escritórios da melhor forma, inclusive controlando taxas de ocupação. A automação na reserva de estações de trabalho destaca-se como um elemento fundamental nessa maior adequação dos locais, assegurando que, ao planejar a ida à empresa, o colaborador encontre um lugar disponível para trabalhar. Essa iniciativa não se limita a uma simples ação inteligente; ela se revela uma estratégia cuidadosamente pensada para evitar o desperdício de recursos. Ao planejar as visitas presenciais com base na disponibilidade, a organização promove uma utilização mais eficiente do local, contribuindo para uma gestão prudente, alinhando-se de maneira coesa com os objetivos de otimização e sustentabilidade.
A coleta de dados por meio de sensores, câmeras e sistemas de rastreamento e agendamento permite que as companhias compreendam melhor o funcionamento de suas sedes. Informações sobre a ocupação de áreas, horários de pico e padrões de movimento tornam-se elementos importantes para a tomada de decisões informadas. Automatizando esse controle, é possível identificar áreas superlotadas ou subutilizadas, possibilitando ajustes na configuração do ambiente para melhor atender às necessidades dos funcionários e da organização. Se uma sala de reuniões permanece frequentemente vazia, por exemplo, ela pode ser redirecionada para outro propósito.
O cenário do trabalho está em constante transformação, e nada exemplifica isso mais claramente do que as reuniões 3.0, que estão transformando a maneira como interagimos e colaboramos. Podemos esperar diariamente novas dinâmicas que se adaptem às necessidades dos trabalhadores. Nesse sentido, também é preciso repensar a necessidade de manter grandes escritórios ou se é possível reduzi-los. Tecnologias como a IA generativa e ferramentas de videoconferência seguirão evoluindo para apoiar cada vez mais as jornadas, inclusive com análises em tempo real. Reuniões virtuais se tornarão mais imersivas, transformando a interação entre todos. Repensar os ambientes fixos será fundamental para uma gestão efetiva.
À medida que navegamos nessa era de transformação digital e redefinimos os padrões de trabalho, é fundamental que as empresas abracem a inovação tecnológica como uma aliada poderosa para tornar suas operações mais inteligentes. Adotar soluções para otimizar esses locais apoiará na eficiência operacional e fortalecerá a resiliência organizacional de olho no futuro dos negócios. Enquanto nos desconectamos das antigas noções de trabalho e nos readaptamos, é importante lembrar que a tecnologia está aqui para direcionar os negócios a um futuro com grandes oportunidades. Basta abraçarmos essas revoluções para chegarmos a um novo patamar de sucesso.
