Sistema permite gerenciamento em tempo real de workstations e salas de reunião, com opção de reservas e check-in.
Encontrar formas de potencializar o uso de escritórios e instalações, sem abrir mão da mobilidade e inteligência trazida pelo modelo de trabalho híbrido. É com este desafio que grandes empresas estão construindo suas iniciativas para a gestão inteligente de todos os espaços. Este era o caso da Mosaic Fertilizantes, empresa global especializada na produção e distribuição de fertilizantes para aplicação em culturas agrícolas, que contou com o apoio da TOPMIND, uma das principais empresas de Tecnologia da Informação do Brasil, para automatizar a gestão completa das workstations e salas de reunião em seus escritórios de São Paulo/SP e Uberaba/MG, atendendo um total de aproximadamente 800 funcionários.
Baseada em sistemas de inteligência analítica e desenvolvida com tecnologia exclusiva, a solução implementada pela TOPMIND auxilia em toda a jornada de gerenciamento dos escritórios, permitindo os procedimentos de reserva e ocupação de workstations e salas de reunião. Tudo para resolver o desafio de controlar uma grande operação, colaborando para a entrega de um ambiente seguro, sustentável e eficiente aos colaboradores.
“A Mosaic tinha o objetivo de integrar uma solução simples e realmente confiável para a gestão de nossos escritórios. Vimos na solução e no trabalho da TOPMIND a combinação certa para nos ajudar a alcançar essa visibilidade e para aprimorar nossos processos durante o período de pandemia e posterior retorno aos escritórios”, afirma Anderson Lima, IT Manager da Mosaic responsável pelo projeto de implantação.
O projeto incluiu o mapeamento de todas as instalações e ativos, além de configurações específicas dedicadas à segurança e controle de facilities. “A pandemia de COVID-19 fez, sem dúvidas, com que empresas de todos os portes e segmentos mudassem suas formas de trabalho. Nesse contexto, o grande objetivo é criar condições para a retomada segura e produtiva dos escritórios, sem comprometer a experiência mais fluída e completa dos colaboradores”, explica Sandra Maura, CEO da TOPMIND.
A executiva destaca que, em tempos de Home Office e trabalho a distância acelerados pela pandemia, a digitalização dos escritórios se transformou em uma demanda ainda mais importante para as empresas de todos os portes e segmentos. “Pesquisas indicam que quase 50% das pessoas que estão trabalhando de forma remota, hoje, já admitem que poderiam trocar de emprego para manter a chance de trabalhar de casa”, observa. Como resultado, a automação dos espaços pode representar, além de mais praticidade à gestão, também uma oportunidade para reduzir os custos nas organizações, construindo operações mais assertivas, mais rápidas e com mais insights para a tomada de decisões.
Totalmente on-line, a plataforma permite que as pesquisas e reservas sejam feitas diretamente de qualquer computador conectado à Internet ou, ainda, por meio de aplicativo no celular. O controle é otimizado para que a equipe de Facilities da Mosaic possa acompanhar e verificar o andamento das ações.
Vale destacar, ainda, que a solução conta com um mecanismo altamente flexível, que permite, inclusive, checar a rotina de ocupação dos espaços e de escala de trabalho para otimizar a distância segura entre os colaboradores. “Temos de pensar no escritório como um espaço que facilite o trabalho das pessoas, quando elas não podem estar em casa. Nosso objetivo é simplificar essa relação, criando uma experiência mais prática e segura no ambiente corporativo”, diz a CEO. Como resultado, a solução também ajuda a reduzir os custos imobiliários e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência dos usuários, muito além desses tempos desafiadores.
Outro diferencial é a oferta de consultoria executiva especializada voltada para o uso e otimização de suas ferramentas. “Trabalhos para entregar soluções completas e integradas às demandas dos clientes. Buscamos guiar as empresas em direção à Transformação Digital de forma ágil e simples, com o licenciamento de nossos produtos e serviços”, diz a executiva.
