ControlTEM avalia o ambiente e a gestão de faturas e identifica possíveis gastos extras da empresa
Gerir os custos com telefonia de uma empresa é um desafio cada vez mais constante no ambiente corporativo. Além de gerenciar todos os contratos com diferentes operadoras e várias contas ativas, é preciso monitorar a qualidade dos serviços, controlar gastos por centros de custo, além de identificar excessos cometidos pelos funcionários, que, muitas vezes, passam despercebidos. Pensando nisso, a TOPMIND, uma das principais empresas brasileiras em prestação de serviços de BPO em TI e Telecom, oferece o ControlTEM, uma ferramenta única voltada para a gestão de custos em telecomunicações, que utiliza a metodologia TEM (Telecom Expense Management) e auxilia as empresas a reduzirem custos com telefonia em até 40%.
O ControlTEM faz a auditoria e auxilia na análise de todas as faturas telefônicas, identificando possíveis gastos extras que a empresa pode ter, como, por exemplo, o pagamento indevido de serviços não contradados pelo cliente da operadora. “Além da redução de custos, que pode chegar até 40% com telefonia fixa e 60% com telefonia móvel, a ferramenta também fornece informações que ajudam a reduzir a quantidade de contas geradas e auxilia na gestão de fornecedores e, por meio de Benchmark e RFP, indica qual operadora possui melhores condições”, afirma Sandra Maura, presidente da TOPMIND. Além disso, a ferramenta faz o gerenciamento e acompanhamento completo de possíveis faturas que as operadoras não disponibilizaram em determinados meses, evitando multas desnecessárias com o não pagamento das mesmas.
O sistema da TOPMIND consegue verificar os gastos de cada funcionário individualmente, mostrando quais cometem abusos ou utilizam o telefone corporativo para uso pessoal. Em alguns casos, o ControlTEM ainda envia o demonstrativo do consumo do usuário via e-mail. Também elabora um inventário, que é cadastrado no ControlTEM, para identificar possíveis erros que geram gastos extras, como, por exemplo, a manutenção da linha móvel de um ex-funcionário. “Com essa análise, o ControlTEM auxilia na definição de uma política de uso dos serviços de telecomunicações da empresa, contemplando regras para uso e dicas de conscientização, processos de gestão, apoio ao planejamento tecnológico de TI/Telecom, entre outros”, diz Sandra.
Mensalmente, em conjunto com o cliente, a TOPMIND realiza apresentações que demonstram a evolução dos gastos em Telecom, ranking dos maiores ofensores e oportunidades de redução. Nessas reuniões, são tomadas decisões com base nos apontamentos de redução analisados pela TOPMIND.
Além de auxiliar na redução de custos, a TOPMIND ajuda o cliente a aperfeiçoar suas atividades diárias relacionadas ao lançamento e pagamento das faturas. Um exemplo é a disponibilização pela TOPMIND de um arquivo mensal com todas as informações das faturas, centros de custo e valores do último mês processado. Com isso, o cliente evita erros de digitação e intervenções manuais. Para chegar a este resultado, a TOPMIND obtém todas as informações das faturas das operadoras por meio de acessos pela Internet, realizando o download do detalhamento e importando em seu sistema. Depois, é feita, automaticamente, a auditoria da conta, garantindo, ainda, que toda fatura paga pelo cliente seja apresentada e cobranças indevidas serão contestadas.
Outro diferencial da solução TOPMIND é que os resultados gerados são percebidos rapidamente pela empresa, com uma redução bastante significativa das despesas em pouco tempo, oferecendo um rápido retorno de investimento ROI. “O ControlTEM pode gerar uma economia anual equivalente a um mês de custos com telefonia. Além disso, os terminais das empresas podem ter um abatimento no custo de 10% ao ano”, conclui Sandra.
