O mercado imobiliário brasileiro atravessa um momento de expansão crescente, o que tem acelerado o ritmo da construção civil. Com grandes demandas mercadológicas e ampliação do quadro de funcionários, as empresas do setor têm a necessidade de controlar seus custos e contar com uma gestão consolidada de seus empregados para se manterem competitivas. Com forte atuação neste segmento, a Rossi, uma das principais incorporadoras e construtoras do País, tem investido em projetos rentáveis que colaborem com seu crescimento.
A emissão de contratos, de planejamentos e de plantas é constantemente necessária para os negócios da Rossi, que possui um grande volume de material impresso. Para uma melhor gestão deste consumo, a incorporadora apostou na parceria com a OKI Printing Solutions para a criação e execução de um projeto de terceirização do parque de impressões, que visa à redução de gastos e o aumento da produtividade.
Anteriormente, a Rossi realizava suas impressões de materiais em impressoras laser monocromáticas e para formatos maiores, como A3, por meio de equipamentos jato de tinta. Após um amplo levantamento do serviço prestado por um terceiro, a empresa verificou que o custo de impressão de plantas de imóveis, que são em tamanho A3, estava aquém do estimado e o sistema de contabilização de impressões era feito por meio de um software de bilhetagem, que apresentava falhas.
“Não tínhamos um relatório de consumo e o controle das impressões era praticamente inexistente, o que permitia que funcionários imprimissem qualquer tipo de arquivo, que muitas vezes ficavam abandonados na bandeja do equipamento”, destaca o gerente de tecnologia da informação da Rossi, Reginaldo Mobrizi. “Outro problema é que a tecnologia dos equipamentos não atendia às nossas necessidades. Sem contar que, quando um equipamento quebrava, demorava em ser reparado”, complementa.
Com tantos problemas na manutenção e reparo, o sistema de impressão ocupou, por um bom período, o primeiro lugar dos chamados de TI da corporação. Diante deste cenário, a Rossi procurou no mercado uma solução versátil para se adaptar ao formato de trabalho da companhia e, após analisar o projeto desenvolvido pela OKI, as empresas fecharam um contrato de terceirização da gestão de impressões de materiais da matriz, em São Paulo, e nas unidades de Campinas, Santos, São José do Rio Preto, Santos, Porto Alegre, Brasília, Fortaleza, Vitória e Rio de Janeiro.
O início do projeto ocorreu no primeiro semestre deste ano e, atualmente, contempla um volume de 370 mil impressões mensais. Estima-se também que o serviço deve ser implementado gradativamente em outras unidades da Rossi em todo o País. Com isso, até o final de 2010, o volume deve chegar a 600 mil páginas por mês.
Projeto específico para as necessidades da Rossi – “A OKI se preocupou em entender a necessidade do cliente e desenvolveu um projeto levando em consideração agilidade e descentralização para atender às demandas de cada unidade da Rossi”, salienta o supervisor de terceirização de impressão da OKI Printing Solutions, Alexandre Lessa. O primeiro passo foi promover um amplo levantamento que verificou o volume de consumo e necessidade de crescimento da Rossi para chegar à média mensal de impressões.
Com este número, a OKI estipulou um valor fixo mensal para o serviço, que pode ser alterado a cada novo pacote de serviço adicionado, ou um eventual volume de impressão acima do pré-acordado. Neste caso, foi estabelecido um valor por pagina extra. “Para a Rossi, esta era a forma que melhor agregaria valor à sua operação e geraria um melhor custo-benefício”, comenta Lessa, ressaltando que a visão avançada da evolução do consumo de suprimentos permite à OKI desenvolver planejamento e estratégias e operacionalização do envio e abastecimento de suprimento nos locais, equacionando custos logísticos com alta disponibilidade dos serviços de impressão.
Para cada escritório de vendas e filiais foi criado e colocado em prática o conceito de ilha de impressão, ou seja, recursos que iriam permitir ao usuário realizar as impressões em cores ou mono, em um único local, como forma de centralizar o controle.
Nos parques que exigiam um volume maior de impressões, a ilha é composta com uma multifuncional colorida para maiores formatos, no caso o modelo MC860, que permite a realização de operações de cópia, digitalização de imagens, impressões de plantas de imóveis, envio de fax, além de uma impressora monocromática de alta performance, a B6500, para impressões de documentos em geral.
“Com as ilhas de impressão, nossos colaboradores passaram a utilizar um único local, o que facilita a gestão e contabilização”, diz Mobrizi.
Maior controle e redução de desperdício – Para controlar as ilhas de impressões, a OKI implementou na Rossi um software de bilhetagem preciso e uma solução composta por software e hardware de controle de fluxo de impressão, desenvolvido em parceria com a empresa NDD Digital, que fica hospedado em um servidor dedicado e é administrado de forma remota. Com a solução, a contabilização dos impressos é apresentada por meio de relatórios completos, inclusive levando-se em conta as variações de volumes das impressões realizadas em outros escritórios.
Outra característica do serviço é o crédito, ou seja, nas filiais em que os volumes de impressões não atingem a franquia mensal estabelecida em contrato, é gerado automaticamente um bônus, que é descontado das unidades que excederam o volume estipulado em um determinado mês. “A terceirização com a OKI está sendo um ótimo negócio para a Rossi. Pelo acordo, temos uma forma justa e transparente de realizar o pagamento por página impressa”, destaca Mobrizi.
Para otimizar o controle das impressões e apoiar a redução do custo causado pelo desperdício, que era de 20% do total das impressões, foi criado um sistema que propôs a liberação de documentos por digitação de senhas individuais (Pin Number) ou via cartões de identificações individual, já utilizado pelos colaboradores para acesso às dependências da Rossi. Desta forma foi possível eliminar o desperdício e contabilizar corretamente as páginas impressas, evitando um custo superior ao consumido.
Outra importante melhoria para a Rossi foi a gestão ativa dos consumíveis e a manutenção preventiva dos equipamentos. Com um controle via Internet, por meio da ferramenta proprietária da OKI, Print Supervision, o suporte técnico é capaz de prever a necessidade de trocas de peças e reparos, evitando a interrupção do trabalho ou minimizando o incidente para o usuário. Um eventual chamado da Rossi para resolver uma ocorrência de contingência leva apenas duas horas para ser atendido, o que contribui com uma maior produtividade dos funcionários.
“Um dos benefícios que estamos obtendo com o novo projeto é a maior produtividade dos usuários, que podemos estimar em 30% em relação ao sistema de impressão anterior. Encontramos uma forma de atendimento diferenciada”, finaliza Mobrizi.
