O Gartner, Inc., líder mundial em pesquisa e aconselhamento imparcial em tecnologia, anuncia as sete melhores práticas que os profissionais de PMO – Project Management Offices (profissionais que gerenciam projetos) devem adotar para aumentar a eficácia da gestão de Projeto, Portfólio e Programa (PPM) e para demonstrar o apoio que podem oferecer a grandes organizações em seus objetivos estratégicos .
“A digitalização e a TI Bimodal são apenas dois exemplos dos muitos progressos no ambiente corporativo que os profissionais de PMO devem apoiar”, afirma Mbula Schoen, Analista de Pesquisa Sênior do Gartner. “Falhar na evolução e adaptação a essas mudanças pode resultar em um PMO desalinhado com os objetivos da organização e, portanto, em uma falha na entrega de valor”.
O Gartner identificou as sete melhores práticas para ajudar profissionais de PMO a se adequarem a esse desenvolvimento e a demonstrarem o valor do PMO para os negócios.
- Trabalhe com pessoas, conhecimentos, habilidades e comportamentos colaborativos corretos
Essa é a chave fundamental para um PMO altamente eficaz. Quando gerentes de projetos que fazem parte de um PMO agem como administradores, eles afetam a credibilidade do PMO e dão a impressão de estarem focados somente nas tarefas e nos resultados diários. Isso negligencia uma parte crucial da entrega efetiva do projeto de TI – guiar a transformação estratégica dentro da organização. “As pessoas geralmente são avessas a mudanças, então é essencial que o departamento de projetos contrate colaboradores que possam conduzir transformações diante da resistência. Gerentes de projetos precisam de várias habilidades sociais em comunicação, resolução de conflitos, persuasão e facilitação”, afirma Mbula.
- Identifique e execute iniciativas de alto impacto e visibilidade
Pode-se levar anos para construir um histórico do aumento da maturidade da gestão de Projeto, Portfólio e Programa (PPM) e melhores resultados do investimento em TI. No entanto, é possível acelerar o processo identificando “conquistas simples” e otimizando a entrega para alguns projetos PMO com mais visibilidade e importância. É fundamental demonstrar o valor do PMO. Isso garantirá o comprometimento com públicos de interesse e o apoio às futuras iniciativas orientadas pelo PMO.
- Forneça relatórios com foco no que realmente importa para a empresa
A visão da empresa sobre o PMO é inconsistente. Executivos geralmente concordam que o PMO deveria relatar os status dos projetos e dos programas, mas a maioria acredita que isso não é feito da maneira mais adequada. “A realidade é que profissionais de PMO estão fornecendo relatórios de status dos projetos e dos programas, mas a percepção de muitos executivos sugere que há falha na comunicação ou que os relatórios não são adequados à finalidade. É importante verificar se o relatório fornece liderança organizacional com informações que ofereçam suporte à tomada de decisão eficaz”, afirma Mbula.
- Construa um quadro mostrando como o PMO se alinha aos objetivos estratégicos da empresa
Um quadro claro é essencial para articular o alinhamento do PMO com os objetivos e direcionamento da empresa, que estão em constante evolução. Isso também auxilia na identificação dos objetivos e metas ao longo do caminho para a resolução de obstáculos e problemas que bloqueiam o sucesso estratégico. Em essência, é a chave para comunicar o valor do PMO. O que é frequentemente esquecida é a necessidade do profissional de PMO de definir objetivos estratégicos com os gerentes seniores de TI e os líderes empresariais. Sem isso, o trabalho do PMO, apesar de bem realizado, raramente é percebido como valioso.
- Forneça informações simples e claras aos gerentes seniores
É comum que os profissionais de PMO sejam considerados falhos em fornecer os tipos de dados que os gerentes seniores querem. Isso leva a uma desconexão entre as expectativas e a realidade percebida. Os profissionais de PMO devem deixar a crença de que “quanto mais detalhes, melhor” para uma evolução de reportes que forneçam aos líderes informações que os apoiem em seu papel. Para gerentes seniores muito ocupados, relatórios curtos, precisos e informativos são mais efetivos. Essas pessoas atarefadas querem “conclusões”: elas esperam que o PMO trabalhe junto a elas para identificar e fornecer essas informações.
- Destaque as realizações do PMO
Métricas acordadas são importantes, mas elas devem ser complementadas com cases de sucesso do PMO para a empresa. Trata-se menos de números e mais de benefícios tangíveis que são reconhecidos pelos públicos de interesse, como prazos menores para concluir projetos que contribuem para a solução de problemas-chave (longo tempo de comercialização para novos produtos, por exemplo). Em termos de benefícios que são difíceis de mensurar, pode ser apropriado usar pesquisas para medir o valor que o PMO fornece.
- Desenvolva o PMO para auxiliar a TI Bimodal e os negócios digitais
O PMO deve adaptar seu modelo de serviço para auxiliar as mudanças tecnológicas no coração de cada projeto de transformação orientado para inovação e crescimento. Por exemplo, um PMO formado há vários anos, com a crise econômica, teve a redução de custos e a eficiência como os principais resultados pretendidos, mas a mesma empresa pode estar agora muito mais preocupada com a flexibilidade e velocidade da entrega. Consequentemente, a configuração e a equipe do PMO podem não ser mais ideais, precisando mudar para refletir o novo foco. “Um PMO eficaz revisa seus processos e recursos continuamente para garantir que eles estejam em sintonia com as necessidades atuais da empresa”, conclui Mbula.
Clientes do Gartner podem ler mais na seguinte publicação: “Seven Best Practices for a Highly Effective PMO.”
