Eficiência em outsourcing de impressão

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O mercado vive um momento de revisão do outsourcing. CIOs estudam o modelo com mais cuidado, depois de terem experimentado terceirizar um leque de serviços sem se preocupar quais permaneceriam na casa. Muitos problemas surgiram por falta de uma seleção estratégica e, por conta disso, culparam o modelo que, em muitos casos, passou a ser rejeitado. Entre inúmeras atividades que poderiam funcionar muito bem fora de casa está o gerenciamento de impressão, ou seja, a contratação dos Serviços de Outsourcing de Impressão, também conhecido como Managed Print Services (MPS) ou Serviços de Impressão Gerenciada.

A implementação de projetos de MPS, portanto, é uma oportunidade de aumento de produtividade, melhoria de processos e redução de desperdícios. Não somente um processo de compra de uma página impressa mais barata. Todas as possibilidades comprovam que a melhor forma para conquistar a redução de custos é com uma gestão eficiente.

Certamente, a impressão de documentos no ambiente corporativo passa, em algum, momento por processos de negócios e pode, portanto, contribuir ou atrapalhar as atividades. Não é incomum ela ser deixada de lado ou em segundo plano quando as estratégias da TI são traçadas e colocadas em prática, sendo lembrada tão somente como vilã de custos ou despesas.

Em outros casos, esses terceiros, apenas entregam suprimentos sob demanda, deixando a tarefa de gerenciar estoques e planejá-los para as equipes internas. Sendo assim, o papel desses provedores de serviços é totalmente distorcido, ficando restrito.

Tempo e recursos são dedicados para proteção da base de dados, comunicações eletrônicas, acessos a sistemas e tantos outros. Mas, uma importante porta de saída de informação se abre quando dados processados e modelados tornam-se informação útil. E mesmo com severas políticas de segurança e rastreabilidade são convertidos em impressão de documentos em papel.

A indústria de serviços de impressão em sua oferta ao mercado traz diversos níveis de serviços, representados por números extremamente agressivos, mas, também, é percebido que essa oferta, muitas vezes, é apresentada sem um entendimento maior do negócio da organização, tomadora do serviço. Isso gera um desalinhamento financeiro e, por muitas vezes, uma entrega inadequada.

Gerenciar o grande volume de informações estratégicas para a companhia é um dos maiores desafios da atualidade. O pulo do gato diante da avalanche de dados estruturados e não estruturados que invadem o ambiente corporativo, é saber separar o joio do trigo, verificando o que, de fato, é importante para o negócio. E vão muito mais além: essas informações devem estar disponíveis de maneira inteligente e eficaz.

O mundo atual nos leva à necessidade de mobilidade e flexibilidade. A chegada e a expansão de tecnologias (como Internet, WI-FI e 3G), a queda nos preços dos notebooks e o crescimento da participação de mercado dos tablets e smartphones exigiram um quadro em que o acesso à informação precisa estar disponível a qualquer momento e em qualquer lugar. A verdade é que quanto maior o volume de informações disponíveis, maior nossa necessidade de atualização.

 

* Luiz Humberto Carli, Diretor de Unidade de Negócios – MPS da OKI